Najważniejszą wartością w programie Przedsiębiorstwo Fair Play są ludzie, zarówno Ci po stronie organizatorów, czyli Administratorzy Regionalni czy audytorzy, jak i po stronie uczestników, czyli wszyscy, których mamy okazję i ogromną przyjemność spotykać w trakcie kolejnych edycji na różnych etapach programu. Warto jednak wspomnieć, że jeden z etapów jest absolutnie wyjątkowy, ponieważ wtedy robimy TO razem, albo nie robimy w ogóle!
TO, czyli co?
Jeszcze chwilę potrzymamy Was w niepewności, choć nasi wieloletni laureaci z pewnością domyślili się, co kryje się pod tytułowym – TO. Realizując od dwudziestu pięciu lat program Przedsiębiorstwo Fair Play i promując zasady etyki i społecznej odpowiedzialności wiemy, że firmy zainteresowane tymi zagadnieniami nie mają problemu z określeniem zakresu naszego zainteresowania i zdają sobie sprawę, jak bardzo jest szeroki. Obejmuje bowiem relacje ze wszystkimi interesariuszami przedsiębiorstwa, na przykład z klientami, kontrahentami, społecznością lokalną, administracją oraz jednymi z najważniejszych – z pracownikami.
Wątpliwości nie budzą też dokumenty zgłoszeniowe, takie jak deklaracja i ankieta prezentująca kandydata do tytułu i certyfikatu Przedsiębiorstwo Fair Play – pytania w nich są jasne, a Internetowy System Ankiet (ISA) jest czytelny i łatwy w obsłudze.
Natomiast, niezależnie od wieloletniej tradycji, istnieje element weryfikacji, który budzi wśród firm ogromne zainteresowanie i rodzi dodatkowe pytania, jest to nasze tytułowe – TO. I teraz powiemy, jak my TO robimy!
TO, czyli audyt!
Czym jest audyt? W skrócie – to element II etapu weryfikacji firm w procesie ubiegania się o tytuł i certyfikat Przedsiębiorstwo Fair Play, który prowadzony jest w siedzibie uczestnika programu, po jego pozytywnym przejściu I etapu, czyli po ocenie ankiet prezentacji przez Komisję Regionalną i Ogólnopolską. Na pewno istotnym pytaniem jest, ile standardowo trwa audyt. W naszych dokumentach znajdziecie informację, że jest to około 4 godzin, ale należy zaznaczyć, że jest to wartość poglądowa, ponieważ czas trwania audytu uzależniony jest między innymi od wielkości przedsiębiorstwa i liczby oraz zakresu zagadnień koniecznych do zweryfikowania – inaczej będzie liczony czas na trzyosobową firmę informatyczną, a inaczej na kilkusetosobową firmę farmaceutyczną. W 2019 r. ze względu na sytuację pandemiczną dopuściliśmy realizację audytów w formie zdalnej, ale na szczęście w 2022 r., mogą być one prowadzone w tradycyjny sposób, czyli osobiście. I to jest to, co kochamy w tym programie najbardziej! Na audyty umawiamy się z firmami indywidualnie i jeśli to tylko możliwe z uwzględnieniem ich preferencji czasowych.
1. Weryfikacja danych!
– Ale o co Wy będziecie pytać podczas tego audytu, przecież wszystko jest w ankiecie! – to jedno ze stwierdzeń, z którymi od czasu do czasu się spotykamy i jak najbardziej rozumiemy, że mogą pojawić się tego typu wątpliwości. Jednak z naszego doświadczenia wynika, że nawet najbardziej doświadczone firmy mają problemy, gdy trzeba się nieco pochwalić swoją działalnością, a w naszym programie to podstawa – trzeba chwalić się tym, co w firmach najlepsze! Audyt, po pierwsze, pozwala więc lepiej poznać i docenić działania kandydatów do tytułu Przedsiębiorstwo Fair Play i, co pewnie niektórych zdziwi, pokazać firmom, jak fantastyczne rzeczy robią, choć dla niech jest to często codzienność.
Druga kwestia to weryfikacja danych zawartych w ankiecie prezentacji, co odbywa się na podstawie dokumentów źródłowych dostępnych w siedzibie firmy. Żeby uniknąć zaskoczenia, każdego przedsiębiorcę zainteresowanego wzięciem udziału w programie zachęcamy do zapoznania się z zakresem informacji, jaki w danym roku jest wymagany w procesie weryfikacji. Można to zrobić zapoznając się ze wzorami ankiet umieszczonymi na naszej stronie internetowej. Jeżeli jakiekolwiek zagadnienie będzie wymagało dalszego uszczegółowienia lub rozwiania jakichkolwiek wątpliwości, pomocą służą Administratorzy Regionalni, których dane kontaktowe również łatwo znaleźć na naszej stronie.
2. Rozmowy!
Jeśli myślicie, że po przyjeździe do firmy nasi audytorzy spędzają czas tylko przy stołach założonych stosami segregatorów, to się bardzo mylicie. Oczywiście, czasami tak to też wygląda, ale tak naprawdę bardzo ważne są dla nas rozmowy z przedstawicielami firm, którzy pomagają nam lepiej poznać samo przedsiębiorstwo, jego styl i kulturę zarządzania, jakość relacji z interesariuszami, w tym przede wszystkim z pracownikami.
Wizytę w firmie zaczynamy i/lub kończymy w gabinecie osoby zarządzającej – właściciela/-ki, prezesa/-ki lub dyrektora/-ki, do których pakiet pytań jest dość obszerny, ponieważ w trakcie rozmowy poruszamy tematy z zakresu zarządzania, tworzenia i realizacji strategii (w tym na przykład strategii zarządzania wiekiem), współpracy z samorządem lokalnym i społecznością lokalną (na przykład z organizacjami pozarządowymi). Rozmawiamy też o realizowanych lub planowanych inicjatywach z zakresu społecznej odpowiedzialność na przykład o charakterze charytatywnym, społecznym czy ekologicznym. Aż trudno sobie wyobrazić, jak wiele robią polskie przedsiębiorstwa we wszystkich tych zakresach, a jak mało się o tym mówi i pisze w przestrzeni publicznej. A warto podkreślić, że robią to wszystko mimo pogarszających się warunków prowadzenia działalności gospodarczej. Cieszymy się, że jesteśmy jednymi z tych, którzy mają ogromną przyjemność zauważać Wasze działania, doceniać je i nagradzać – chapeau bas!
Dużą cześć audytu spędzamy też w dziale kadr, rozmawiając na temat zasad zatrudniania i wprowadzania nowych pracowników do firmy (programy adaptacyjne), oferowanych przez nią możliwościach rozwoju zawodowego, a co za tym idzie awansu i wynagradzania. Jeżeli funkcjonują w przedsiębiorstwie, to spotykamy się również z przedstawicielami związków zawodowych, ewentualnie przedstawicielem załogi. Spotkania te stanowią przyczynek do uzyskania opinii o firmie i panujących w niej zasadach z tak zwanej pierwszej ręki. Odbywają się one bez udziału przedstawicieli kadry zarządzającej, co pozwala na swobodną wymianę myśli i poglądów. Jednak bardzo często zdarza się, że po zakończonym spotkaniu audytorzy otrzymują zgodę na przekazanie części uzyskanych informacji zarządowi, ponieważ jest to bardzo cenna informacja zwrotna, która może wpłynąć na poprawę jakości pracy i na budowanie wzajemnych relacji. Zabawne bywają sytuacje, gdy audytorzy przekazują zarządowi bardzo pochlebne oceny związków zawodowych i poszczególnych pracowników. Szkoda, że na co dzień tak rzadko mamy okazję, by mówić o tym co dobre.
3. Sto pytań do audytora!
Od początku istnienia programu jednym z jego nadrzędnych celów była edukacja polskich przedsiębiorców w zakresie działań i procedur związanych z etyką w działalności gospodarczej, jak i w zakresie społecznej odpowiedzialności, która na przestrzeni minionego ćwierćwiecza zmieniała się, wpływając na postrzeganie jej celowości przez przedsiębiorców oraz kształtując ich poglądy na to, jak mogą zaznaczyć swoją pozytywną obecność w relacjach z interesariuszami firmy.
Nasze dokumenty, takie jak regulamin programu oraz ankieta, powstały między innymi po to, by wskazać te elementy, których firmy w swojej działalności nie doceniają i które mogłyby zostać bardziej uwypuklone w działaniach marketingowych i CSR-owych, a także te, które być może należałoby wzmocnić, przemyśleć, zaktualizować lub stworzyć od podstaw. Pomogą w tym również pytania zadawane przez audytora i te, które możecie zadać audytorowi. Bardzo często w trakcie audytów prowadzimy krótkie konsultacje lub podrzucamy pomysły, które mogłaby wykorzystać firma w swojej działalności. Przemycamy nowinki (np. jak ciekawie i z pożytkiem dla firmy i pracowników zaktywizować ich, pobudzić ich potencjał, skorzystać z ich umiejętności oraz wyzwolić ich chęć do działania i rozwoju!). Służymy Wam swoją wiedzą, wieloletnim doświadczeniem oraz praktyką.
4. Na zakończenie
Dla porządku należy zaznaczyć, że audyt nie kończy procedury weryfikacyjnej. Na podstawie zebranych informacji audytorzy przygotowują raport, który z ich oceną i rekomendacjami trafia następnie do Komisji Ogólnopolskiej, a po jej ocenie do Kapituły Programu, która podejmuje ostateczne decyzje o przyznaniu lub nieprzyznaniu firmie tytułu i certyfikatu Przedsiębiorstwo Fair Play oraz, jeśli będzie to uzasadnione, o przyznaniu jednej z nagród przewidzianych w regulaminie danej edycji programu.
Na koniec wspomnę tylko o tym, co dla nas i naszych wieloletnich laureatów jest oczywiste, ale może nie być dla firm, które dopiero zainteresowały się programem Przedsiębiorstwo Fair Play – wszystkie informacje przekazane przez firmy uczestniczące w programie jego organizatorom i organom w trakcie trwania programu i weryfikacji firm są traktowane jako poufne i podlegają ochronie, a wszystkie osoby mające do nich dostęp z ramienia organizatora są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
Czekamy na Wsze pytania: tel. 22 630 98 01-02, info@fairplay.pl. Do usłyszenia!
