Audyt to jedno z najważniejszych narzędzi weryfikacyjnych programu „Przedsiębiorstwo Fair Play” i jego nieodłączna część od pierwszej edycji. Choć audyt, jak zresztą cały program, przechodził pewne zmiany, to jego podstawowa rola pozostała niezmieniona – weryfikacja danych przekazanych przez firmę w ankiecie oraz bliższe poznanie jej kultury organizacyjnej, stosowanych procedur, a przede wszystkim poznanie jej pracowników oraz osób zarządzających. To właśnie audyt budzi najwięcej pytań wśród uczestników. Są one związane między innymi z jego zakresem i organizacją. Dziś kilka rad, jak przygotować się na spotkanie z audytorem programu „Przedsiębiorstwo Fair Play”.
Jaki jest zakres weryfikacji?
W firmach, które biorą udział w programie po raz pierwszy audyt obejmuje ich działalność do trzech lat wstecz. Czyli w XXII edycji firmy pierwszy raz ubiegające się o Certyfikat, będą badane od 2016 r. do dnia audytu. Inne zasady obowiązują firmy powtarzające weryfikację, czyli laureatów XXI edycji. Firmy te przechodzą analogiczną procedurę weryfikacyjną, lecz obejmującą już tylko rok 2018 i 2019 do dnia audytu.
Co zrobić, aby audyt przebiegał sprawnie i szybko?
Firma powinna poinformować i zgromadzić w dniu audytu wszystkie osoby, które są kompetentne w badanych zakresach. Kogo konkretnie – to zależy od wielkości firmy i jej struktury organizacyjnej. W liście potwierdzającym dzień i godzinę audytu (co wcześniej zawsze ustalane jest z firmą), audytor przesyła proponowaną listę uczestników spotkania. Są to:
- Właściciel/inna osoba zarządzająca firmą;
- Dyrektor finansowy /Główny Księgowy,
- Dyrektor / Specjalista Działu Handlowego;
- Dyrektor / Specjalista ds. kadrowych;
- Dyrektor / Specjalista ds. marketingowych;
- Pracownicy
- oraz Przedstawiciele Związków Zawodowych, o ile oczywiście działają.
Audytorzy są elastyczni co do kolejności spotkań, ponieważ naszym celem jest poznanie firmy, a nie zakłócanie jej pracy. Właśnie ze względu na szacunek do czasu pracowników oraz zarządu firmy, preferujemy audyt polegający na kolejnych rozmowach z poszczególnymi pracownikami, zamiast zebrania wszystkich osób na sali konferencyjnej. Taka forma jest oczywiście dopuszczalna, ale z naszego doświadczenia wynika, że niepotrzebnie zmusza niektórych pracowników do oczekiwania na punkt audytu, który dotyczy zakresu ich kompetencji.
Kolejnym aspektem audytu wymagającym pracy ze strony uczestnika jest przygotowanie dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji księgowej. W liście potwierdzającym audyt dokładnie określone jest, jakie dokumenty i za jaki okres należy przygotować do wglądu. Sprawna weryfikacja danych tym razem przede wszystkim zależy od pracowników firmy.
Dokumenty księgowe najczęściej znajdują się:
- w dziale księgowości – i wtedy udostępnienie ich audytorowi nie stanowi problemu;
- w archiwum – w takim wypadku warto z wyprzedzeniem przenieść wskazane w liście od audytora dokumenty z archiwum do działu księgowości;
- w zewnętrznym biurze księgowym – w takiej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania. Pierwsze, najbardziej oczywiste – należy wcześniej uprzedzić audytora, że księgowość znajduje się poza firmą. Wtedy audytor udaje się pod inny adres, po zakończeniu spotkania w siedzibie uczestnika. Drugie, również stosowane – poinformowanie biura księgowego obsługującego firmę o audycie i poproszenie o przybycie jej przedstawiciela ze wskazanymi przez audytora dokumentami do siedziby firmy.
W taki sam sposób należy też zadbać o dokumenty związane z ewentualnymi procesami sądowymi, dokumenty kadrowe i wszystkie inne dokumenty potwierdzające zawarte w ankiecie dane. Warto przygotować je jeszcze przed audytem, a w razie wątpliwości telefonicznie skontaktować się z audytorem. Trzeba podkreślić, że wszystkie informacje i dane przekazane przez uczestników programu do biura programu, jak i udostępnione audytorowi podlegają tajemnicy i ochronie, a wszystkie osoby mające do nich dostęp są zobowiązane do zachowania ich w poufności. To zasada, do której przywiązujemy najwyższą dbałość.
Zaprezentuj swoją firmę!
Czy gdyby teraz padło pytanie o wszystkie sukcesy i ważne wydarzenia, jakie miały miejsce w minionym roku czy latach w Twojej firmie, byłbyś w stanie je wymienić? Czy znasz wszystkie działania związane ze społeczną odpowiedzialnością biznesu, w które zaangażowana jest Twoja firma? Wydaje się, że nic w tym trudnego, lecz doświadczenie mówi, że lepiej być na te pytania przygotowanym. Warto zebrać pomoce – relacje, foldery, dokumenty, czyli wszystko, co pomoże Twojej pamięci, a audytorom pozwoli poznać Twoją firmę, tak dobrze, jak to jest tylko możliwe w tak bardzo ograniczonym czasie.
Audyt to nie jest czas na skromność! Pokaż co jest dla Ciebie, jako osoby zarządzającej, ważne, co Cię motywuje, co zmienia Twoją firmę i jej pracowników. Tegoroczna edycja programu szczególnie skupia się na innowacjach we wszelkich jej przejawach. Chcemy poznać innowacje, które sprawdziły się w Twojej firmie oraz pozytywne zmiany, w jakie zaowocowały. Pokaż nam jak najpełniejszy obraz swojego przedsiębiorstwa, abyśmy mogli dobrze je poznać i poświadczyć, że w biznesie da się, a nawet warto grać fair.
Jeżeli będziesz miał jakiekolwiek pytania dotyczące audytu, skontaktuj się z biurem programu w Warszawie, lub z właściwym dla Twojego województwa Administratorem Regionalnym.
