Do programu mogą przystąpić przedsiębiorcy (przedsiębiorstwa), którzy w swoim przekonaniu działają zgodnie z zasadami etyki i pragną uzyskać certyfikat potwierdzający ten fakt. W szczególności w danej edycji (czyli w danym roku kalendarzowym) do programu mogą przystąpić firmy i inne jednostki organizacyjne prowadzące działalność gospodarczą, które prowadziły działalność gospodarczą przez cały poprzedni rok, mają siedzibę w Polsce i rodzaj ich działalności umożliwia udostępnienie wszystkich danych niezbędnych do udzielenia pisemnych, pełnych i rzetelnych odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie umożliwiającej wstępną ocenę firmy. W programie mogą uczestniczyć różne podmioty bez względu na wielkość obrotów, liczbę zatrudnianych pracowników, region czy branżę (poza instytucjami finansowymi).

Podmioty spełniające kryteria określone w regulaminie każdej edycji samodzielnie zgłaszają się do programu wypełniając deklarację zgłoszeniową on-line lub w formie papierowej, którą należy przesłać do Biura Programu (lub Administratora Regionalnego). Po sprawdzeniu kwestii formalnych i zarejestrowaniu zgłoszenia w naszej bazie, uczestnik otrzymuje mailem potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia z loginem do Internetowego Systemu Ankiet (ISA), w którym w pierwszym etapie wypełnia ankietę dotyczącą działalności przedsiębiorstwa. Treść ankiety jest dostępna z innymi dokumentami, aby uczestnik – zanim podejmie ostateczną decyzję o udziale w programie – mógł zapoznać się z zakresem informacji niezbędnych do oceny firmy, które będzie trzeba przekazać do Biura Programu. Ankiety oceniane są przez Komisje Regionalne, a firmy, które zdobędą wymaganą regulaminem liczbę punktów, przechodzą do II etapu. W drugim etapie we wszystkich firmach, które się do niego zakwalifikują odbywa się audyt. Jego celem jest sprawdzenie zgodności informacji zawartych w ankiecie ze stanem faktycznym, a także zapoznanie się z dokumentacją firmy oraz przeprowadzenie rozmów z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne aspekty działalności firmy, w tym z właścicielami lub przedstawicielami zarządu. W przypadku wątpliwości dodatkowym elementem weryfikacji jest sondaż przeprowadzany wśród losowo wybranych klientów i/lub dostawców firmy. Suma przyznanych przez audytorów, klientów i kontrahentów ocen decyduje o rekomendacji przedsiębiorstwa do tytułu i certyfikatu „Przedsiębiorstwo Fair Play”. Ostateczne decyzje podejmuje Kapituła programu, w skład której co roku wchodzą m.in. przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu, władz państwowych i samorządowych oraz środowisk naukowych. W skład pozostałych organów programu, którymi są Komisje Regionalne i Komisja Ogólnopolska wchodzą przedstawiciele administracji i samorządów (w tym gospodarczych), banków i instytucji finansowych, uczelni, organizacji przedsiębiorców, ZUS, organów podatkowych, itp. Po podjęciu decyzji przez Kapitułę, uczestnicy danej edycji są powiadamiani o jej wynikach pocztą tradycyjną. Od momentu otrzymania listu mają prawo informować opinię publiczną o uzyskanym certyfikacie oraz wykorzystywać w swojej promocji logo programu przez cały kolejny rok. Przez cały okres weryfikacji firm biuro programu promuje uczestników i upowszechnia informacje o uczestnikach w mediach, w trakcie różnych wydarzeń biznesowych, wśród organizacji przedsiębiorców, władz publicznych i samorządowych wszystkich szczebli oraz w Internecie i wydawnictwach biura programu, co stanowi dodatkowy element weryfikacji przedsiębiorców ubiegających się o certyfikat „Przedsiębiorstwo Fair Play”.

Program jest samofinansującym się przedsięwzięciem. Opłaty ponoszone przez uczestników programu pokrywają proces weryfikacji wszystkich firm, które zgłaszają się w danej edycji, tj. oceny ankiet wypełnianych w I etapie, audytów w siedzibach wszystkich firm uczestniczących w II etapie, prace Komisji Regionalnych, Ogólnopolskiej i Kapituły Programu, koszty promowania uczestników w mediach, w trakcie różnych wydarzeń biznesowych, wśród organizacji przedsiębiorców, władz publicznych i samorządowych wszystkich szczebli oraz w Internecie i wydawnictwach biura programu, a także koszty nagród i uroczystości finałowej (wielkiej gali), w trakcie której ogłaszane są wyniki danej edycji z udziałem kilkuset gości.
Sumienność i wszechstronność weryfikacji wszystkich uczestników programu, jest elementem który wyróżnia certyfikat „Przedsiębiorstwo Fair Play” wśród innych. Tego certyfikatu nie można po prostu kupić. Dzięki temu praktycznie nie dochodzi do sytuacji, kiedy certyfikat trafia do podmiotu, który nie spełnia kryteriów dla „Przedsiębiorstwa Fair Play”, co buduje prestiż i markę certyfikatu.

Audyt stanowi jeden z najważniejszych i wyróżniających nasz program elementów weryfikacji, a jego podstawą jest rozmowa z przedstawicielami poszczególnych działów firmy oraz szczegółowa weryfikacja danych niezbędnych do przyznania certyfikatu. Jego długość zależy od wielkości i sposobu zorganizowania przedsiębiorstwa, rodzaju prowadzonej działalności, a także liczby zagadnień wymagających wyjaśnienia. Z reguły audyt trwa od 2 godz. (w mniejszych firmach) do 4-5 godz. (w większych podmiotach).

Informacje na temat Audytu i jak się do niego przygotować znajdą Państwo w naszej bazie wiedzy z treściami blogowymi.